Wyścig z czasem

WYŚCIG Z CZASEM

Matryca Eisenhowera

Mówi się o tym, że im więcej człowiek ma obowiązków, tym jest lepiej zorganizowany. I tak pewnie jest. Osoby mające wiele zadań do wykonania, nie mają możliwości marnowania ani minuty.  Oni doskonale gospodarują czasem, tak jak gospodyni, która z niczego musi ugotować obiad dla całej rodziny i małe jest prawdopodobieństwo, by była niegospodarna i zmarnowała cokolwiek.

Pamiętam, że gdy moje starsze dzieci były małe, zapraszałam rodzinę na Święta Bożego Narodzenia. Chciałam, aby na stole wigilijnym znalazło się 12 potraw, dom lśnił czystością, a ja pragnęłam  oczekiwać na gości uśmiechnięta, a nie zmęczona i zestresowana.

Już pod koniec listopada widziałam cel i zastanawiałam się, jak zaplanować działania. Systematycznie każdego niemal dnia robiłam coś, co zbliżało mnie z radością, a nie z zadyszką do Świąt. Zajmowałam się czynnościami, które na tamten moment, z punktu widzenia celu były ważne, ale niepilne. Myłam okna, lepiłam uszka i pierogi, gotowałam barszcz i kapustę z grochem oraz fasolę w szarym sosie. To, co  można było, zamrażałam. Na ostatnie dni zostawiałam sobie pieczenie ciast, przyrządzanie  śledzi, sałatek i sprzątanie.  

---

Niektórych to dziwiło. Twierdzili, iż nie ma sensu cztery tygodnie przed  czasem zawracać sobie głowy. Słyszałam, że wszystkim można się przecież zająć na dwa dni przed Wigilią. Nie mogłam sobie jednak na to pozwolić. Mając małe dzieci musiałam przewidywać różne niezależne ode mnie sytuacje, np. chorobę dziecka, a co za tym idzie nocne czuwanie przy nim, czy niespodziewany pobyt  w szpitalu. Myślałam wówczas o tzw. „pożarach”, których często nie spodziewamy się, a one wybuchają, choć tego sobie nie życzymy. Gdybym jednak zostawiła sobie wszystko na ostatnią chwilę, zadania stałyby się nie tylko ważne, ale i pilne i mogłabym nie zdążyć.

Planując swoje działania warto przyjrzeć się matrycy, której autorem jest  D. Eisenhower – prezydent Stanów Zjednoczonych, generał i dowódca armii USA, który słynął nie tylko ze swojej mądrości, ale przede wszystkim ze świetnego zarządzania czasem. Autor matrycy wziął pod uwagę dwa kryteria: ważności i pilności, które rozpisał na dwóch współrzędnych. W kwadracie porozkładał wszystkie działania pomiędzy cztery kategorie: pilne i ważne; pilne, ale mało ważne; ważne, ale niepilne oraz niepilne i nieważne. 

Obszar spraw ważnych, a niepilnych jest bardzo istotny w planowaniu naszych działań i gospodarowaniu czasem. Sprawy ważne, a niepilne możemy bowiem rozłożyć w czasie, tak jak ja to zrobiłam przed wspomnianymi Świętami. Istnieje jednak pewne ryzyko, iż będziemy je przekładać na jutro, gdyż nie mają one presji czasowej. Jeżeli będziemy odkładać  je na potem, może się zdarzyć, iż staną się niespodzianie nie tylko ważne, ale i pilne, a spiętrzenie się wielu spraw pilnych i ważnych nie będzie możliwe do zrealizowania. Gdybym odkładała mycie okien z weekendu na weekend, lepienie uszek z popołudnia na popołudnie, tak mogłoby się stać.

Zadania ważne i pilne mają określone terminy (np. wywiadówka u dziecka w szkole, spotkanie z klientem, wizyta u lekarza), ale są tu też sprawy, które wydarzają się nagle i powodują, że wszystko inne schodzi na dalszy plan (np. choroba, awaria) oraz sprawy ważne i niepilne, które odkładane na jutro z kategorii spraw ważnych, a niepilnych nagle tu się znajdują.

Sprawami pilnymi, a nieważnymi oczywiście z punktu widzenia naszego celu, zasypują nas z reguły inni ludzie (musimy odpowiadać na ich maile, prowadzić rozmowy telefoniczne dotyczące ich spraw itd.). W tym wypadku pomóc może jedynie nasza asertywność. Są to też rzeczy błahe, ale odciągające naszą uwagę od tego, co ważne (np. uwierający but, który powoduje, iż nie możemy się skupić na ważnym wykładzie).

Sprawy niepilne i nieważne, to  tzw. pożeracze czasu (np. bezsensowne granie w gry komputerowe, o ile celem tej gry nie jest np. zrelaksowanie się).

Zarządzając czasem pamiętać należy, aby przede wszystkim  powiększać obszar spraw ważnych i niepilnych,  a minimalizować zadania z pozostałych ćwiartek.

Początek roku jest najlepszą okazją ku temu, by zastanowić się nad tym, jak gospodarujemy swoim czasem. Właściwe zarządzając nim będziemy mniej zmęczeni i zestresowani, a bardziej efektywni i przez to szczęśliwsi.

---